Wohnungsübergabeprotokoll – PDF Vorlage & Tipps

Um bei der Wohnungsübergabe keine Unstimmigkeiten zu riskieren, ist es ratsam, dass sowohl Mieter als auch Vermieter beim Ein- und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen. Alle relevanten Informationen zu diesem Thema findest du hier – inklusive einer Vorlage zum Download.

Inhaltsübersicht

• Wohnungsübergabeprotokoll – das Wichtigste in Kürze
• Welchen Zweck hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?
• Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?
• Wie läuft eine Wohnungsübergabe ab?
• Bei der Wohnungsübergabe Schäden entdeckt – was tun?
• Schaden übersehen oder nicht im Wohnungsübergabeprotokoll vermerkt

Welchen Zweck hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Sind alle Schlüssel vollständig? Hat das Waschbecken einen Riss? Bei der Wohnungsübergabe sollten sowohl Mieter als auch Vermieter aufmerksam sein. Wenn der Mieter eine beschädigte Wohnung übernimmt und dies nicht vorher dokumentiert, kann es leicht dazu kommen, dass er später als Verursacher gilt. Auf der anderen Seite kann der Vermieter einen neuen Schaden später nur schwer nachweisen, wenn er den Zustand der Wohnung nicht bereits beim Einzug festgehalten hat.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll erspart beiden Seiten eine Menge Ärger. Denn: „Es ist eine Urkunde, die vor Gericht Beweiskraft hat“, erklärt Annett Engel-Lindner, Fachanwältin für Miet- und Wohneigentumsrecht. Daher empfiehlt sie, sowohl beim Einzug als auch beim Auszug ein Protokoll zu erstellen.

Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Es ist sinnvoll, Schäden in der Wohnung zu dokumentieren. Doch wie sollte das Protokoll aufgebaut sein und was muss es unbedingt enthalten? Es gibt keine festen rechtlichen Vorgaben, aber Experten raten, die folgenden Punkte aufzunehmen:

• Namen und Adressen von Mieter und Vermieter
• Eventuell Namen von Zeugen (zum Beispiel den Makler)
• Anschrift der Wohnung
• Datum der Übergabe und des Ein- beziehungsweise Auszugs
• Datum der letzten Renovierung
• Zählerstände von Gas, Wasser und Strom
• Füllstand des Heizöltanks (falls vorhanden)
• Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel (z.B. Haus- und Wohnungstürschlüssel, sowie Briefkasten- und Kellerschlüssel)
• Alle vorhandenen Mängel und Schäden (z.B. gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten)
• Absprachen über noch ausstehende Reparaturen

Es ist ratsam, im Übergabeprotokoll jeden Raum einzeln aufzuführen und vorhandene Mängel so genau wie möglich zu beschreiben, z.B.: „An der Innenseite der Küchentür blättert Farbe ab.“ Je genauer die Beschreibung, desto stärker ist die Beweiskraft des Dokuments. Sollten sich Mieter und Vermieter wegen eines Schadens nicht einig sein, sollten sie ihre unterschiedlichen Ansichten trotzdem im Protokoll festhalten. Übrigens kann es auch vorkommen, dass alle Räume in einwandfreiem Zustand sind und die Wohnung besenrein übergeben wird. Auch dies sollte im Abnahmeprotokoll vermerkt werden.

Praxis-Tipp: Fotos als wichtige Beweise

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und hat eine andere Aussagekraft. Fotografiere daher unbedingt eventuelle Mängel, wie Schäden an Fliesen, Armaturen oder der Einbauküche, sowie Feuchtigkeitsschäden, tiefe Kratzer im Parkett und gebrochenes Glas. Gerichte erkennen solche Bilder in der Regel als Beweis an.

Wohnungsübergabeprotokoll in doppelter Ausführung erstellen

„Wenn nach der Wohnungsübergabe nicht beide Parteien eine Kopie des Protokolls erhalten, kann das zu Problemen führen“, warnt Maximilian Klug, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Theoretisch könnte der Vermieter – oder auch der Mieter – nachträglich etwas ins Protokoll einfügen. Um solche Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollte das Protokoll immer in zweifacher Ausführung vorliegen. Beide Parteien unterschreiben am Ende der Wohnungsübergabe das Protokoll zur Bestätigung und erhalten anschließend je ein Exemplar.

Kann ich ein Wohnungsübergabeprotokoll auch für ein Haus verwenden?

Natürlich kannst du ein Übergabeprotokoll auch für ein Haus verwenden. In diesem Fall solltest du jedoch eventuell einige Punkte ergänzen. Gehört zum Beispiel ein Garten mit Gartenhäuschen zum Haus, musst du auch dessen Zustand protokollieren.

Wie läuft eine Wohnungsübergabe ab?

Eine Wohnungsübergabe ist mehr als nur ein Schlüsseltausch: Mieter und Vermieter überprüfen bei einer gemeinsamen Begehung den Zustand der Wohnung und halten diesen im Übergabe- oder Zustandsprotokoll fest. Vereinbare rechtzeitig einen Termin, damit beide Seiten auf jeden Fall Zeit haben – vor allem, wenn neben Mieter und Vermieter auch andere Personen als Zeugen mitkommen sollen.

Pflichten von Mietern und Vermietern: So hilft das Wohnungsübergabeprotokoll

Mieter und Vermieter sind verpflichtet, die Wohnung pünktlich beim Ein- und Auszug zu übergeben. Eine gesetzliche Anwesenheitspflicht gibt es zwar nicht, jedoch ist eine persönliche Übergabe ratsam. Nur so können beide Parteien die Mietsache prüfen und Gebrauchsspuren, Mängel und Schäden gemeinsam dokumentieren. Dies ist vor allem in Streitfällen wichtig, da das Wohnungsübergabeprotokoll als bewährtes Beweismittel dient.

Der Vermieter muss sicherstellen, dass der Mieter pünktlich zu Beginn des Mietvertrages in die Wohnung einziehen kann. Erscheint er ohne Absage nicht zum Übergabetermin, muss er die zusätzlichen Kosten des Mieters tragen, wie etwa Mehrkosten beim Umzug, wenn der Mieter mit seinen Möbeln vor verschlossener Tür steht und der Einzug sich verzögert.

Der Mieter muss sicherstellen, dass der Vermieter sein Eigentum spätestens am letzten Tag der Mietzeit zurückerhält. Fällt dieser Tag auf einen Sonn- oder Feiertag, kann die Übergabe auch am nächsten Werktag stattfinden. Verpasst der Mieter den Übergabetermin und der Vermieter erhält die Wohnung nicht rechtzeitig zurück, kann der Vermieter Schadensersatz fordern.

Mit dem Abnahmeprotokoll kannst du sicherstellen, dass die Wohnung zum Stichtag bezugsfertig ist und der Mieterwechsel reibungslos abläuft. Obwohl es keine Anwesenheitspflicht bei der abschließenden Wohnungsbesichtigung gibt, sind Mieter und Vermieter meist persönlich vor Ort.

Optionen für Mieter und Vermieter

• Als Mieter kannst du dich durch einen bevollmächtigten Dritten vertreten lassen, falls du zum vereinbarten Termin nicht selbst erscheinen kannst. Stelle deiner Vertretung unbedingt eine schriftliche Vollmacht aus.
• Auch als Vermieter kannst du die Übergabe an jemanden delegieren, etwa an deinen Hausverwalter oder Makler. Diese Person sollte zuverlässig sein, da der Vermieter für deren Fehler haftet. Er kann jedoch später Schadensersatz vom Vertreter verlangen.
• Eine neutrale Person zur Wohnungsübergabe einzuladen, ist ebenfalls eine Option. Diese kann die Wohnung auf Schäden überprüfen und das Wohnungsübergabeprotokoll als Zeuge mitunterschreiben.

Zustand der Wohnung bei der Übergabe: besenrein oder sorgfältig gereinigt?

Die Wohnung muss besenrein übergeben werden. Dies ist auch ohne eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag gesetzlich vorgesehen. Aber was genau bedeutet „besenrein“? Laut Rechtsprechung musst du als Mieter grobe Verschmutzungen beseitigen und folgende Reinigungsarbeiten durchführen:

• Entferne groben Schmutz von Teppichböden, indem du Staub saugst.
• Räume mit Fliesen, Parkett oder Laminat müssen ordentlich ausgefegt werden.
• Spinnweben in der Wohnung und in mitvermieteten Kellerräumen sollten entfernt werden.
• Fenster sollten geputzt werden, wenn sie besonders stark verschmutzt sind.
• Kalkablagerungen und Schmierschichten, etwa in der Küche oder im Bad, sollten beseitigt werden.
• Die Küche sollte von Essensresten befreit und mitvermietete Kühlschränke geleert werden.

Manche Mietverträge verlangen, dass der Mieter das Mietobjekt „sorgfältig gereinigt“ oder in „sauberem Zustand“ übergibt. In diesen Fällen bist du als Mieter verpflichtet, die Wohnung gründlich zu reinigen.

Renovierungsarbeiten und Schäden

Wenn du als Mieter Schäden verursacht hast, musst du diese auch beseitigen. Bei Schönheitsreparaturen wie dem Streichen und Tapezieren kommt es auf den Zustand der Wohnung beim Einzug an. Wenn du die Wohnung frisch renoviert übernommen hast, ist die Renovierungsklausel im Mietvertrag gültig und du bist beim Auszug zu denselben Arbeiten verpflichtet.

Was du bei der Wohnungsübergabe beachten solltest

Am Tag der Wohnungsübergabe solltest du gemeinsam mit deinem Vermieter oder Mieter jeden Raum besichtigen – am besten bei Tageslicht, um Schäden nicht wegen schlechter Lichtverhältnisse zu übersehen. Plane genügend Zeit für die Besichtigung ein. Mieter und Vermieter sollten sich für die Übergabe genügend Zeit nehmen und die Wohnung sorgfältig in Augenschein nehmen. Das Übergabeprotokoll wird in zweifacher Ausfertigung ausgefüllt und von beiden Parteien unterzeichnet.

Schaden übersehen oder nicht im Wohnungsübergabeprotokoll vermerkt

Wird ein Schaden im Protokoll nicht festgehalten, kann er im Nachhinein kaum noch bewiesen werden. Der Vermieter ist dann verpflichtet, den Schaden selbst zu beheben. Als Mieter hast du das Recht auf eine vollständige Rückzahlung der Kaution, wenn du die Wohnung in ordnungsgemäßem Zustand zurückgibst. Du hast Schäden übersehen? Kein Problem, solange der Vermieter diese nicht später nachweist. Stelle daher sicher, dass alle Schäden im Protokoll festgehalten werden.

Möchtest du sicherstellen, dass du alles richtig machst? Dann lade dir hier eine Vorlage für ein Wohnungsübergabeprotokoll herunter.

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